Ключовими учасниками процесу сертифікації є:
- Замовник сертифікації
- Орган з сертифікації ТОВ «АГРОЛАБТЕСТ»
- Аудитор із сертифікації (агроном-інспектор)
Дії учасників визначені діючим законодавством, задекларовані в системі якості органу сертифікації та викладені у:
- Сертифікаційній угоді, укладеній між замовником та органом з сертифікації,
- Договірних та посадових зобов’язаннях між органом сертифікації та аудиторами із сертифікації (агрономами-інспекторами), які провадять свою діяльність як працівники органу сертифікації та незалежні експерти.
Зобов’язання замовника сертифікації:
– Виконувати всі умови сертифікації продукції – визначення посівних якостей насіння/товарних якостей садивного матеріалу.
– Забезпечити відповідність об’єкта сертифікації вимогам нормативних документів, що наведені в сертифікаті відповідності, згідно вимог чинного законодавства.
– Забезпечити умови для:
1) проведення робіт з оцінювання продукції та безперешкодний доступ уповноважених представників органу сертифікації до місцезнаходження об’єкта сертифікації.
2) участі спостерігачів (за потреби, в тому числі представників Національного агентства з акредитації – НААУ).
– Своєчасно укладати договори на виконання робіт, пов’язаних з сертифікацією та вчасно сплачувати всі витрати, пов’язані з проведенням таких робіт.
– Забезпечити виконання усіх вимог, що можуть бути визначені схемою сертифікації щодо інформації стосовно об’єкта сертифікації.
– Надаючи копії документів, що стосуються процесу сертифікації, забезпечити їх цілісне відтворення.
– Виконувати сертифікаційні вимоги згідно Органу сертифікації ТОВ «АГРОЛАБТЕСТ» та чинного законодавства.
– Невідкладно повідомляти Орган сертифікації ТОВ «АГРОЛАБТЕСТ» про зміни, які можуть вплинути на його здатність відповідати сертифікаційним вимогам враховуючи та не обмежуючись дією форс-мажорних обставин.
Зміни можуть охоплювати наступне:
– адреса і місцезнаходження об’єкта сертифікації;
– модифікації партії об’єкта сертифікації;
– недоступність для аудитора із сертифікації (агронома-інспектора) до всіх посівних/товарних одиниць об’єкта сертифікації в місці його знаходження.
– Додержуватися майнових прав інтелектуальної власності на сорти рослин при виробництві та реалізації насіння і садивного матеріалу.
– Додержуватися технологічних і методичних вимог у сфері насінництва та розсадництва щодо збереження сортових якостей, біологічних і урожайних властивостей сорту та посівних якостей насіння і садивного матеріалу.
– Гарантувати відповідність насіння і садивного матеріалу, що підлягає реалізації, сортовим і посівним (товарним) якостям, зазначеним у сертифікатах на насіння і садивний матеріал.
– Зберігати дублікати проб насіння і садивного матеріалу (відповідно до біологічної здатності) упродовж строку дії сертифікатів на насіння або садивний матеріал.
– Вести щодо кожного сорту насінницьку документацію за встановленими формами і зберігати її протягом трьох років.
– Додержуватися встановленого законодавством у сфері насінництва та розсадництва порядку пакування, маркування, транспортування та зберігання насіння і садивного матеріалу.
– Відшкодовувати матеріальні збитки споживачу в разі реалізації йому некондиційного насіння чи садивного матеріалу.
– Здійснювати внутрішньогосподарський контроль за виробництвом та обігом насіння і садивного матеріалу.
Права замовника сертифікації:
– Відтворювати в будь-якому розмірі сертифікат, але відтворювати потрібно повністю.
– Посилатися на наявність сертифікату в засобах інформації, зокрема документах, рекламних матеріалах, каталогах та ін. на нижчезазначених умовах,
– Подавати апеляції/скарги до Органу сертифікації ТОВ «АГРОЛАБТЕСТ» у разі незгоди з рішенням, прийнятим Органом сертифікації ТОВ «АГРОЛАБТЕСТ», пов’язаних з сертифікацією продукції. Термін подачі – не пізніше 10 календарних днів з дня після одержання повідомлення про прийняте рішення. Подання апеляції не зупиняє дії рішення, прийнятого Органом сертифікації ТОВ «АГРОЛАБТЕСТ».
– Використовувати інформацію про сертифіковану продукцію (сертифікат) лише для засвідчення того, що продукція відповідає стандарту, а не використовувати його таким чином, щоб могло створитися враження, що продукція схвалена Органом сертифікації ТОВ «АГРОЛАБТЕСТ».
Зобов’язання Органу сертифікації ТОВ «АГРОЛАБТЕСТ»
– Забезпечення дотримання конфіденційності інформації, отриманої в результаті взаємодії із замовником сертифікації.
– Забезпечення об’єктивність та неупередженість своєї діяльності.
– Дотримання процедур, правил та порядків сертифікації продукції визначених схемою сертифікації та згідно чинного законодавства.
– Проведення управління діяльністю сертифікації та внутрішній контроль відповідно до встановлених ним процедур.
– Наявність достатньої кількості персоналу, у тому числі персоналу з акредитації, для належного виконання робіт з акредитації
Відповідальність Органу сертифікації ТОВ «АГРОЛАБТЕСТ»:
– за достовірність у загально-доступній інформації щодо сертифікації.
– за управління компетентністю персоналу, залученого до сертифікації.
– за залучення внутрішніх та зовнішніх ресурсів щодо проведення сертифікації.
– за належне функціонування системи управління якістю органу з сертифікації.
Права Органу сертифікації ТОВ «АГРОЛАБТЕСТ»:
- Залучення до проведення процесів сертифікації кваліфікованого персоналу: аудиторів із сертифікації (агрономів-інспекторів) та ін. фахівців а також, за необхідності, компетентні випробувальні лабораторії (центри).
Зобов’язання Аудитора із сертифікації (агронома-інспектора), (Аудитора):
- під час виконання Розпорядження суворо дотримуватись вимог Закону України «Про насіння і садивний матеріал», Порядків проведення сертифікації, видачі та скасування сертифікатів на насіння та/або садивний матеріал та форм сертифікатів на насіння та/або садивний матеріал, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17.11.2023 №1210, технологічних і методичних вимог у сфері насінництва та розсадництва та інших нормативно-правових актів;
якісно, вчасно та в повному обсязі виконувати зобов’язання згідно посадової інструкції/договірних зобов’язань;
– виконувати Розпорядження з дотриманням передбачених методик, норм, процедур та нормативно-правових актів;
– дотримуватися правил, визначених органом з сертифікації Підприємства, зокрема, тих, що стосуються конфіденційності та незалежності від комерційних та інших інтересів;
– дотримуватися конфіденційності щодо отриманої інформації про діяльність Підприємства і суб’єктів насінництва та розсадництва, нести передбачену законодавчими та нормативно-правовими актами відповідальність за її розголошення.
– надавати на письмову вимогу органу сертифікації Підприємства необхідну інформацію щодо організації і надання послуг, передбачених посадовою інструкцією або договірними зобов’язаннями, з метою запобігання конфлікту інтересів – повідомляти про будь-який попередній та/або теперішній зв’язок із суб’єктом насінництва та розсадництва до проведення робіт з оцінювання або сертифікації, на які він був призначений;
– негайно повідомляти про будь-яку відому йому ситуацію, яка може створити конфлікт інтересів для нього або для органу з сертифікації Підприємства, та не вчиняти дій і не приймати рішень поки Підприємством не буде підтверджено відсутність існування потенційного чи реального конфлікту інтересів, або прийнято рішення щодо врегулювання конфлікту інтересів;
– не передавати права та обов’язки, що передбачені посадовими обов’язками або випливають з договірних зобов’язань, третій особі або здійснювати з нею співробітництво з питань, визначених у Розпорядженні;
– дотримуватись вимог щодо неупередженості при проведенні оцінювання, які встановлені державними стандартами, технічними регламентами, настановами якості Підприємства;
Аудитор повідомлений про ту обставину, що він має доступ до документів, які створюються в процесі надання Підприємством послуг третім особам та містять відомості з обмеженим доступом, конфіденційну інформацію, комерційну таємницю.
До Конфіденційної інформації Підприємства, зокрема, відноситься обсяг, якість, строки, порядок, вартість проведених досліджень інша інформація, а також інформація про проведення аудиторського визначення сортових якостей насіння і садивного матеріалу, інформація про видачу актів польового оцінювання (інспектування) суб’єктам насінництва та розсадництва, інформація про наявність насінницьких площ в розрізі культур, сортів, генерацій на визначення сортових якостей насіння (у разі їх наявності), інформація про виробничі особливості створення зразків, продукції та ін.
Така інформація підлягає передачі третім особам, та розголошенню лише після надання письмової згоди Сторони яка є володільцем такої інформації.
Сторони беруть до відома, що відповідно до статті 505 Цивільного кодексу України комерційною таємницею є – інформація, яка є секретною в тому розумінні, що вона в цілому чи в певній формі та сукупності її складових є невідомою та не є легкодоступною для осіб, які звичайно мають справу з видом інформації, до якого вона належить, у зв’язку з цим має комерційну цінність та була предметом адекватних існуючим обставинам заходів щодо збереження її секретності, вжитих особою, яка законно контролює цю інформацію.
До комерційної таємниці Підприємством віднесено відомості технічного, організаційного, комерційного, виробничого та іншого характеру, які отримані Сторонами під час виконання сертифікаційних робіт, договірних зобов’язань, та/або створені в результаті вчинення юридично значимих дій внаслідок реалізації власних прав та обов’язків у сертифікаційній діяльності.
Аудитор повідомлений, що згідно з ДСТУ EN ISO/IEC 17065:2019 діючи імені органу з сертифікації Підприємства, він зобов’язаний дотримуватись умов конфіденційності при поводженні з усією інформацією, отриманою або створеною під час виконання зобов’язань згідно посадової інструкції або договірних зобов’язань, за винятком випадків, коли цього вимагає закон або схема сертифікації.
До початку робіт Аудитор зобов’язаний підтвердити кваліфікаційну відповідність. Аудитор повідомлений, що основними вимогами до аудитора із сертифікації, який провадить свою діяльність як незалежний експерт є:
- Аудитором із сертифікації (агрономом-інспектором) не може бути особа з обмеженою дієздатністю або визнана недієздатною за рішенням суду;
- Аудитор успішно склав кваліфікаційний іспит та отримав свідоцтво аудитора із сертифікації (агронома-інспектора);
- інформацію про Аудитора внесено до Реєстру аудиторів із сертифікації (агрономів-інспекторів);
- аудитор із сертифікації (агроном-інспектор) зобов’язаний не рідше одного разу на три роки підвищувати свою кваліфікацію. Невиконання вимоги щодо підвищення кваліфікації у встановлені законодавством строки є підставою для тимчасового зупинення дії свідоцтва аудитора із сертифікації (агронома-інспектора);
- Аудитор є самозайнятою особою, яка перебуває на обліку у контролюючих органах у визначенні та порядку, передбаченому Податковим кодексом України та іншими нормативно-правовими актами;
- В аудитора відсутня комерційна або інша заінтересованість щодо об’єктів заявки, включаючи але не обмежуючись, приватним інтересом у сфері насінництва та розсадництва, в якій він виконує свої службові (посадові) чи представницькі повноваження, що може вплинути на об’єктивність чи неупередженість прийняття ним рішень, або на вчинення чи невчинення дій під час виконання обов’язків, передбачених посадовою інструкцією або договірними зобов’язаннями.
- В аудитора відсутні зобов’язання за трудовим договором чи договором цивільно-правового характеру з іншими органами з оцінки відповідності.
Невідповідність хоча б однієї із вимог, передбачених цим пунктом є підставою для розірвання трудових відносин з Підприємством в односторонньому порядку.
Права аудитора із сертифікації (агронома-інспектора), (Аудитор):
– звертатись до Підприємства із запитами щодо отримання рекомендацій методичного характеру;
– розробляти та подавати до Підприємства пропозиції щодо вдосконалення процесу співпраці, передбаченими посадовою інструкцією або врегульованого договірними умовами;
– запитувати та витребувати від Підприємства інформацію, необхідну для виконання обов’язків.
Зобов’язанняОргану сертифікації ТОВ «АГРОЛАБТЕСТ»:
– дотримуватися конфіденційності щодо отриманої інформації про діяльність суб’єкта насінництва та розсадництва, Аудитора;
– дотримуватись вимог передбачених ДСТУ EN ISO/IEC 17065:2019 «Оцінка відповідності. Вимоги до органів з сертифікації продукції, процесів та послуг», в тому числі щодо залучення осіб, які працюють за індивідуальними контрактами або угодами, та забезпечувати управлінській контроль за аудиторами та виконання ними систем/процедур органу з сертифікації.
Права Органу сертифікації ТОВ «АГРОЛАБТЕСТ»:
- пред’являти вимоги Аудитору, пов’язані з порушенням умов посадової інструкції або договірних умов;
- здійснювати поточний контроль та вибіркову перевірку виконання Аудитором Розпоряджень (в т.ч. виїзд на місце проведення польового оцінювання), достовірністю показників та інформації, що містяться у документах, які створюються Аудитором в процесі виконання Розпорядження;
- вимагати від Аудитора дотримання встановлених вимог щодо виконання Розпоряджень;
- запитувати та витребувати від Аудитора інформацію, необхідну для виконання обов’язків за посадовими/договірними зобов’язаннями, в тому числі щодо комерційних, договірних взаємовідносин з третіми особами, включаючи суб’єктів насінництва та розсадництва з метою запобігання конфлікту інтересів;
- у разі неналежного виконання Розпорядження Аудитором, подавати відповідні клопотання про скасування свідоцтва аудитора із сертифікації (агронома-інспектора).